Заказы и выкупы: как не сравнить разные показатели в одном отчете

Коротко

• Заказ — это момент, когда покупатель оформил покупку. Выкуп — момент, когда он забрал и оплатил товар. Между ними проходят дни, иногда недели.
• Делить выкупы периода на заказы того же периода корректно только тогда, когда вы явно считаете поток, а не процент выкупа.
• Для процента выкупа нужна когортная логика: берем заказы конкретной даты или недели и смотрим, какая их доля выкуплена к сегодняшнему дню.
• Свежие когорты еще «не дозрели». Их нужно помечать, а не сравнивать с закрытыми.
• Штуки и рубли считаются отдельно. Сумма заказа, сумма продажи и сумма к перечислению — три разных показателя.
• Проверка обязательна: итоги должны сходиться с кабинетом, а несколько заказов стоит сверить по идентификатору.

Почему заказы и выкупы путаются

Путаница возникает не из-за ошибки в формуле, а из-за того, что у двух показателей разные точки отсчета.

Разная дата события. Заказ привязан к дате оформления. Выкуп — к дате получения или продажи. Отчет «за неделю» по каждому показателю берет свои события, и они относятся к разным покупкам.

Разные статусы. Между заказом и выкупом есть отмены, отказы при получении, возвраты, товары в пути. В одном отчете заказ может еще числиться активным, а в другом уже отменен.

Разные деньги. Сумма в заказе часто показана по цене на момент оформления. Сумма продажи и сумма к перечислению продавцу считаются по другим правилам: учитываются скидки, комиссии, логистика. Сложить или поделить такие поля напрямую нельзя.

Разная детализация. Один отчет дает строки по заказам, другой — сводку по артикулам, третий — финансовые операции. Площадки называют поля по-своему, и названия меняются. Перед расчетом стоит открыть описание конкретной выгрузки, а не полагаться на память.

Метод по шагам

Шаг 1. Сформулируйте вопрос

Сначала решите, что вы хотите узнать. Вопросы разные, и таблицы для них тоже разные:

• «Сколько товаров выкупили за сентябрь» — это поток выкупов по дате выкупа.
• «Какой процент заказов доходит до выкупа» — это когорта заказов.
• «Какой артикул хуже выкупается» — это когорта заказов в разрезе артикулов.

Одна таблица на все три вопроса обычно и создает путаницу.

Шаг 2. Опишите каждый показатель

Для заказов и выкупов отдельно запишите пять признаков:

1. Какое событие считается.
2. По какой дате оно попадает в период.
3. В чем измеряется: штуки или рубли.
4. Какие статусы включены, а какие исключены.
5. Из какого отчета или источника взято значение.

Если хотя бы один признак не совпадает, показатели нельзя ставить рядом без подписи.

Шаг 3. Выберите основу сравнения

Для процента выкупа используйте когорту заказов. Группируйте заказы по дате оформления, а выкупы привязывайте к этим заказам через идентификатор заказа или отправления.

Для оценки потока используйте период по дате выкупа. Но тогда не называйте результат «процентом выкупа» и не делите его на заказы того же периода.

Шаг 4. Отделите незакрытые когорты

У заказов последних дней еще нет финального статуса. Определите окно созревания: срок, после которого большая часть заказов уже выкуплена, отменена или возвращена. Ориентируйтесь на собственные данные по доставке, а не на чужие нормы.

Когорты моложе этого окна помечайте как предварительные. Сравнивать их с закрытыми неделями нельзя.

Шаг 5. Разделите штуки и рубли

Процент выкупа по штукам и процент выкупа по деньгам дают разные значения, если в когорте есть товары с разной ценой. Считайте оба отдельно и подписывайте, какой именно денежный показатель использован.

Шаг 6. Подпишите столбцы

В итоговой таблице каждый столбец должен отвечать на вопрос «что, по какой дате, в каких единицах». Например: «Заказы, шт., по дате заказа» и «Выкуплено из этих заказов на 04.10, шт.». Такая подпись защищает от ошибки и вас, и тех, кто будет читать отчет потом.

Учебный пример

Цифры ниже вымышленные и нужны только для иллюстрации.

Неделя 3: 100 заказов. Выкупов, датированных этой неделей, — 70. Но из них 45 относятся к заказам недели 1 и 2, и только 25 — к заказам недели 3.

Если поделить 70 на 100, получится 70%. Когортный расчет покажет другое: из 100 заказов недели 3 на текущий момент выкуплено 25, еще 50 в пути, 15 отменено, 10 возвращено или отказано. Процент выкупа по этой когорте пока неизвестен, потому что половина заказов не получила финальный статус.

Число 70% здесь не ошибка арифметики. Это ответ на другой вопрос, который никто не задавал.

Ручной вариант: CSV и отчеты

Если работать без ассистента, понадобится таблица и пара выгрузок из кабинета продавца.

1. Выгрузите отчет по заказам за период с запасом: например, за 8 недель, если анализируете последние 4. Заказы прошлых недель нужны, чтобы привязать к ним выкупы.
2. Выгрузите отчет по продажам или выкупам за тот же период и несколько недель после него.
3. Найдите в обеих выгрузках общий ключ — идентификатор заказа или отправления. Названия полей отличаются между площадками и отчетами, сверяйтесь с описанием выгрузки.
4. Добавьте к заказам столбец «неделя заказа».
5. Подтяните к каждому заказу его статус и дату выкупа через ВПР, XLOOKUP или сводную таблицу.
6. Постройте сводную: строки — неделя заказа, столбцы — количество заказов, выкуплено, отменено, возвращено, в пути.
7. Добавьте столбец «возраст когорты» и пометку для незакрытых недель.
8. Отдельно повторите расчет по деньгам, указав, какое поле суммы использовано.

Если общего ключа нет, честнее остановиться на потоковых показателях по датам и не считать процент выкупа. Сопоставление «по артикулу и примерной дате» дает приблизительный результат, и это нужно явно написать в отчете.

Какие данные нужны

Минимальный набор для корректного расчета:

• Заказы: идентификатор, дата оформления, артикул продавца или ID товара, количество, цена и ее тип.
• Выкупы и продажи: идентификатор, связанный с заказом, дата выкупа, количество, сумма и ее тип.
• Отмены и возвраты: идентификатор, дата, причина, если она есть.
• Схема работы: FBO или FBS, если в магазине используются обе. Сроки доставки по ним могут различаться.
• Период с запасом: заказы раньше анализируемого окна и выкупы позже него.

Себестоимость для этой задачи не нужна. Но если вы захотите перейти от выкупов к марже, учтите: себестоимость маркетплейс не знает. Ее придется добавить из своего учета.

Готовый промт для ИИ-ассистента

Ручная сборка повторяется каждую неделю, и на нее уходит время. Если ассистент подключен к данным магазина, ту же логику можно поручить ему, сохранив контроль над методом.

Для этого нужен доступ к актуальным данным. Артель — решение для подключения ИИ-ассистента к поддерживаемым данным и инструментам Wildberries и Ozon. Какие именно отчеты и инструменты доступны в вашей конфигурации, проверьте в подключенном ассистенте: попросите его перечислить их перед расчетом.

Промт ниже можно использовать как есть, заменив период и площадку:

Задача: посчитать процент выкупа по когортам заказов, не смешивая заказы и выкупы разных периодов.

Площадка: [Wildberries / Ozon].
Анализируемые недели заказов: [например, 4 последние закрытые недели].
Выкупы, отмены и возвраты учитывай до сегодняшней даты.

Порядок работы:
1. Перечисли, какие отчеты и инструменты тебе доступны для заказов, выкупов, отмен и возвратов. Для каждого укажи: какое событие он описывает, по какой дате фильтрует период, в каких единицах и какие поля сумм содержит.
2. Найди общий ключ между заказами и выкупами (идентификатор заказа или отправления). Если ключа нет, остановись и напиши об этом, не сопоставляй строки по догадке.
3. Сгруппируй заказы по неделе оформления. Для каждой недели посчитай: заказано, выкуплено, отменено, возвращено или отказано, без финального статуса. Отдельно в штуках и отдельно в рублях; для рублей укажи, какое поле суммы использовано.
4. Посчитай процент выкупа как «выкуплено / заказано» внутри каждой когорты. Отдельно покажи долю заказов без финального статуса.
5. Пометь когорты, где больше [10]% заказов без финального статуса, как предварительные.
6. Покажи топ-5 артикулов с наибольшим количеством заказов и их процент выкупа по закрытым когортам.
7. В конце дай список: источники данных, допущения, найденные пробелы и расхождения. Не заполняй отсутствующие данные оценками и не называй предположения фактами.

Формат: таблица с подписанными столбцами («что, по какой дате, в каких единицах»), затем короткие выводы.
Ничего не меняй в магазине, задача только на чтение и расчет.

Если ассистент на шаге 1 говорит, что нужного отчета нет, это полезный результат. Значит, процент выкупа в этой конфигурации нельзя посчитать когортно, и лучше знать это до того, как цифра попадет в план.

Для других сценариев работы с данными магазина можно посмотреть примеры рабочих процессов.

Как сверить результат

Не принимайте таблицу на веру, даже если она выглядит аккуратно. Пять быстрых проверок:

1. Баланс когорты. Выкуплено + отменено + возвращено + без финального статуса должно равняться числу заказов в когорте. Если не сходится, какие-то статусы потерялись или посчитались дважды.
2. Сверка с кабинетом. Общее число заказов за неделю должно совпадать с цифрой в кабинете продавца за тот же период по дате заказа. Небольшое расхождение возможно из-за задержки обновления отчетов, но его стоит объяснить.
3. Выборочная проверка. Возьмите 5–10 заказов из разных когорт и найдите их в кабинете по идентификатору. Статус и дата выкупа должны совпасть.
4. Предел 100%. Процент выкупа когорты не может превышать 100%. Если превышает, выкупы привязаны не к тем заказам.
5. Подписи. У каждого столбца указаны событие, дата и единицы. Без этого таблицу неправильно прочитает следующий человек.

Ограничения

Отчеты бывают неполными и запаздывают. Статусы обновляются с задержкой, часть данных появляется только в еженедельных финансовых отчетах. Подключение ассистента не устраняет неполноту отчетов: он работает с тем, что отдает площадка.

Себестоимость не появится сама. Коннектор не дает себестоимость, если ее нет в данных. Для расчетов маржи ее нужно добавить из своего учета.

Wildberries и Ozon считают по-разному. Статусы, денежные поля и сроки доставки у площадок различаются. Сравнивать процент выкупа между ними можно только после того, как вы убедились, что определения совпадают.

Возвраты после выкупа. Товар может быть выкуплен, а потом возвращен. Решите заранее, считаете ли вы такой заказ выкупленным, и укажите это в отчете.

Ассистент считает, а решает продавец. Задача в промте — только чтение и расчет. Выводы о карточках, ценах или поставках стоит принимать после проверки таблицы.

Настройка меняется. Порядок подключения и совместимость с ассистентами сверяйте в актуальной инструкции, а не в пересказах.

Частые вопросы

Можно ли вообще делить выкупы за неделю на заказы за ту же неделю?

Можно, если вы понимаете, что получаете. Это отношение двух потоков за один период, а не процент выкупа. Оно может быть полезно для оценки текущей выручки, но при росте или падении заказов оно искажается: выкупы отстают от заказов на срок доставки. Называйте такой показатель иначе, чтобы его не перепутали с когортным процентом выкупа.

Какое окно созревания когорты выбрать?

Ориентируйтесь на собственные данные. Посмотрите на закрытые когорты прошлых месяцев и определите, через сколько дней после заказа доля заказов без финального статуса становится пренебрежимо малой. Для FBO и FBS это окно может отличаться, как и для разных регионов доставки. Универсального срока нет.

Что делать, если в выгрузках нет общего идентификатора?

Тогда когортный процент выкупа точно не посчитать. Можно сопоставить данные по артикулу и примерной дате, но результат будет оценкой, и это нужно подписать в отчете. Другой вариант — поискать отчет, где заказ и его итоговый статус уже связаны. Если работаете с ассистентом, попросите его перечислить доступные источники и указать, где такая связь есть.

Почему процент выкупа в штуках и в рублях различается?

Потому что в когорте товары с разной ценой выкупаются с разной частотой. Если дорогие позиции чаще возвращают, процент в рублях окажется ниже, чем в штуках. Оба значения корректны, но отвечают на разные вопросы: первый — про логистику и спрос, второй — про деньги. Показывайте оба и подписывайте, какое поле суммы использовано.

Может ли ассистент сам исправить карточки с низким выкупом?

Промт в этой статье рассчитан только на чтение и расчет. Какие инструменты доступны в вашей конфигурации, проверьте в подключенном ассистенте. Но даже при наличии данных решение о карточках, ценах или размерной сетке лучше принимать самому, после проверки таблицы: низкий выкуп может объясняться доставкой, сезоном или ошибкой в данных, а не карточкой.

Вывод

Заказы и выкупы — разные события с разными датами, статусами и деньгами. Чтобы не сравнивать несравнимое, считайте процент выкупа по когортам заказов, помечайте незакрытые недели, разделяйте штуки и рубли и сверяйте итог с кабинетом.

Следующий шаг: откройте актуальную инструкцию подключения, подключите ассистента к данным магазина и запустите промт из статьи на четырех последних закрытых неделях. Первый результат, который стоит проверить, — сходится ли баланс каждой когорты.